產(chǎn)品介紹

檔案管理軟件

        長(zhǎng)期以來(lái)，慧點(diǎn)科技一直致力于推動(dòng)GRC的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用，在全社會(huì)、各行業(yè)高度關(guān)注合同管理的大形勢(shì)下，慧點(diǎn)科技通過(guò)與政府監(jiān)管層、行業(yè)龍頭企業(yè)及立咨詢機(jī)構(gòu)的充分溝通與探討，提出了一整套合同管理的思想。通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司及其成員企業(yè)從合同的錄入登記、審批、履約管理、監(jiān)控執(zhí)行、評(píng)估、查詢、統(tǒng)計(jì)等全生命周期的自動(dòng)化作業(yè)模式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同 “統(tǒng)一授權(quán)，歸口把關(guān)，分工負(fù)責(zé)”的規(guī)范化管理目標(biāo)，逐步由傳統(tǒng)的手工書(shū)寫(xiě)合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、專(zhuān)業(yè)化、現(xiàn)代化的管理模式，大限度地降低成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)通過(guò)合同管理系統(tǒng)建設(shè)，提供靈活、適用、安全的系統(tǒng)管理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)功能模塊、數(shù)據(jù)信息和用戶界面的個(gè)性化配置管理，為不同崗位、不同單位或部門(mén)的用戶提供不同系統(tǒng)功能的使用權(quán)限和數(shù)據(jù)對(duì)象的操作權(quán)限。

        合同需要加強(qiáng)全生命周期管理
        合同管理業(yè)務(wù)包括了訂立前、簽署中、執(zhí)行中與執(zhí)行后的完整業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，缺乏貫穿全過(guò)程、覆蓋所有相關(guān)部門(mén)的整體管理視角。
        合同管理必須加強(qiáng)制度規(guī)范的落實(shí)
        為避免法律風(fēng)險(xiǎn)與業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，合同管理過(guò)程需要遵循既定的業(yè)務(wù)規(guī)范，包括流程規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范以及法律合規(guī)性要求等等。
        合同的履行過(guò)程需要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控
        打通合同管理簽署與執(zhí)行過(guò)程，建立執(zhí)行過(guò)程監(jiān)控及執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)跟蹤應(yīng)對(duì)體系，通過(guò)主動(dòng)性工作規(guī)避合同執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)。

        系統(tǒng)架構(gòu)：

        功能特性：

        根據(jù)對(duì)合同管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析合同管理由以下模塊組成，相對(duì)方管理、合同文本管理、合同審批管理、合同履行審批、風(fēng)險(xiǎn)事件管理、合同查詢、合同統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)提醒、系統(tǒng)管理。
        1、相對(duì)方管理
        有“相對(duì)方錄入權(quán)限”的用戶添加相對(duì)方信息并提交，該信息需要合同管理員審查直接進(jìn)入相對(duì)方信息庫(kù)。具體要求如下：
        1）相對(duì)方信息中能夠關(guān)聯(lián)到已經(jīng)發(fā)生的合同。
        2）相對(duì)方的查看：所有相對(duì)方信息對(duì)有權(quán)限的員工公開(kāi)。通過(guò)查看相對(duì)方信息，能夠清晰看到該相對(duì)方所有相關(guān)合同的執(zhí)行情況，以及對(duì)該相對(duì)方的評(píng)價(jià)。
        2、合同文本管理
        合同文本管理完成對(duì)合同文本審批、發(fā)布管理。
        合同文本管理由總部法律事務(wù)部在總部端合同管理系統(tǒng)中統(tǒng)一發(fā)布，發(fā)布在合同文本數(shù)據(jù)庫(kù)中；發(fā)布后企業(yè)用戶可根據(jù)合同文本名稱(chēng)查詢合同文本，在起草合同時(shí)從合同文本目錄列表中選擇相應(yīng)合同文本進(jìn)行起草。
        權(quán)限要求：只有總部法律事務(wù)部具有發(fā)布合同文本崗位用戶有權(quán)限維護(hù)合同文本內(nèi)容，企業(yè)用戶只能瀏覽、查詢，在選擇合同文本起草時(shí)只能編輯合同文本中可填空處，其他固化內(nèi)容不能修改。
        合同文本要求滿足以下功能和安全性：
        1) 根據(jù)文本生成的文檔，只有有編輯權(quán)限用戶才能修改，其他沒(méi)有此權(quán)限用戶只能閱讀
        2) 有編輯權(quán)限用戶只能編輯可編輯部分，對(duì)于不可編輯部分也不能編輯
        3) 生成的文檔中的部分內(nèi)容是存放在Domino數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠從系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)
        4) 只有有打印權(quán)限用戶才能打印文檔，其他沒(méi)有打印權(quán)限用戶不能進(jìn)行打印
        3、合同審批管理
        完成合同創(chuàng)建審批和合同修改審批流程管理，合同管理完成企業(yè)所有類(lèi)別合同網(wǎng)上審批管理，包括從合同起草、各部門(mén)會(huì)簽審批結(jié)束。
        1) 流程設(shè)定：
        a) 系統(tǒng)審核的流程可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，進(jìn)行設(shè)定。
        b) 手工對(duì)設(shè)定審核流程進(jìn)行調(diào)整。
        2) 合同審核
        要求系統(tǒng)設(shè)置以郵件或短信的方式自動(dòng)提醒功能，在完成合同文本起草，提交到相關(guān)審核部門(mén)審核后3個(gè)工作日內(nèi)還未有進(jìn)行審核的合同，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)提醒合同審核人及時(shí)審核合同。
        任何一個(gè)審核部門(mén)的審查情況及意見(jiàn)參與該合同審查的其它審查部門(mén)都可以看到。
        3) 審核的駁回
        各審查部門(mén)可以將經(jīng)審查不通過(guò)的合同駁回合同經(jīng)辦部門(mén)。
        對(duì)合同文本內(nèi)容，可統(tǒng)一由經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)修改，其它部門(mén)可以提出修改意見(jiàn)交由經(jīng)辦部門(mén)修改。
        4) 合同的撤回
        合同審核過(guò)程中，上一環(huán)節(jié)審核人，在下一環(huán)節(jié)審核人還沒(méi)有處理之間，可以撤回合同。
        5) 流程跟蹤
        所有環(huán)節(jié)的審核人，可以跟蹤流程的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，了解流程路徑和處理情況。
        6) 合同修改保留痕跡
        對(duì)于合同文本的修改，系統(tǒng)自動(dòng)保留痕跡，并記錄修改人和修改時(shí)間。
        4、合同履行管理
        由合同經(jīng)辦人填寫(xiě)合同履行情況報(bào)告單，將合同相對(duì)方及我方履行合同情況的重要信息逐一填寫(xiě)，形成合同履行情況報(bào)告單。管理者可以及時(shí)方便的查看合同的履行情況。
        5、風(fēng)險(xiǎn)事件管理
        履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)不確定，可以在實(shí)際履行情況中填寫(xiě)或選擇“風(fēng)險(xiǎn)事件”，標(biāo)識(shí)為合同有風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)自動(dòng)將根據(jù)合同類(lèi)型將新增的“風(fēng)險(xiǎn)事件”記錄到風(fēng)險(xiǎn)事件庫(kù)中。以下是關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)處理部分：
        根據(jù)不同的合同分類(lèi)，建立風(fēng)險(xiǎn)事件庫(kù)，標(biāo)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
        根據(jù)合同是否超期，系統(tǒng)自動(dòng)給出相關(guān)提醒。
        經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)提示存在針對(duì)超期合同，填寫(xiě)“合同風(fēng)險(xiǎn)處理”情況。
        6、合同查詢
        完成對(duì)合同查詢，可按單條件和組合條件分別進(jìn)行查詢。
        1) 查詢?nèi)烁鶕?jù)自己的權(quán)限輸入要查詢內(nèi)容的關(guān)鍵字，可查詢相關(guān)內(nèi)容。如承辦人輸入自己的姓名，即可查詢自己承辦的合同的相關(guān)情況。每一筆合同的基本情況應(yīng)該有：合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱(chēng)、我方單位名稱(chēng)、標(biāo)的名稱(chēng)、金額、履行期限、履行情況（正在履行、履行完畢）、承辦人姓名等。文本內(nèi)容可點(diǎn)擊合同編號(hào)進(jìn)行查詢。
        2) 合同審批人可查詢自己審批過(guò)的合同的基本情況，具體內(nèi)容見(jiàn)上。
        3) 合同業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人可查詢自己部門(mén)承辦的合同；
        4) 專(zhuān)職合同管理員可查詢自己公司內(nèi)部的所有合同情況；
        5) 企業(yè)專(zhuān)職合同管理員可查詢企業(yè)系統(tǒng)所有合同；
        6) 企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)可查詢自己業(yè)務(wù)主管范圍內(nèi)所有合同。
        7) 在查詢時(shí)要根據(jù)當(dāng)前用戶查詢權(quán)限執(zhí)行查詢
        8) 系統(tǒng)可按合同名稱(chēng)、合同類(lèi)別、合同編號(hào)、合同承辦部門(mén)、承辦人、合同金額范圍、合同簽訂日期、合同創(chuàng)建日期組合條件查詢
        7、合同統(tǒng)計(jì)
        可以完成對(duì)合同的多維度的統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)，或者生成合同臺(tái)帳和合同統(tǒng)計(jì)表。
        1) 用戶可統(tǒng)計(jì)自己經(jīng)辦、審批或權(quán)限范圍內(nèi)可查詢到的所有合同；
        2) 合同管理員可統(tǒng)計(jì)自己職權(quán)范圍內(nèi)所有的合同。
        8、系統(tǒng)管理
        完成對(duì)合同系統(tǒng)的流程管理以及相關(guān)系統(tǒng)配置管理，包括流程管理、系統(tǒng)配置：
        1) 流程管理完成對(duì)合同會(huì)簽審批流程的定義，根據(jù)合同類(lèi)別、單位進(jìn)行定義。
        2) 系統(tǒng)配置完成對(duì)合同系統(tǒng)人員、部門(mén)、角色、數(shù)據(jù)庫(kù)、關(guān)鍵字等信息的配置。

        客戶價(jià)值：

        提高審核效率
        實(shí)現(xiàn)合同管理審核流程的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，有效降低管理成本，提高合同審核效率。
        加強(qiáng)履行監(jiān)控
        引入里程碑管理理念，將合同的履行計(jì)劃與實(shí)際履行的信息進(jìn)行對(duì)比分析，監(jiān)控合同的有效執(zhí)行。
        多維度查詢統(tǒng)計(jì)
        系統(tǒng)中預(yù)設(shè)了多種維度查詢統(tǒng)計(jì)功能，能夠提供及時(shí)、準(zhǔn)確、的合同信息及執(zhí)行情況，為各級(jí)管理者的決策服務(wù)。
        強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理
        通過(guò)固化合同的審核要素、設(shè)置履行超期預(yù)警、建立履行后的評(píng)估等方法，落實(shí)內(nèi)控管理要求，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)。