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1、系統(tǒng)概述


鼎創(chuàng)恒達檔案智能化管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網(wǎng)、RFID技術、數(shù)據(jù)采集技術、云計算的一體化庫存綜合管理平臺。


系統(tǒng)提供標準檔案管理流程操作,涉及從檔案的存儲、查詢、防盜、檢索、借閱、歸還等成體系的操作,并對檔案材料非授權帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語音聲光報警、圖像抓拍等多種手段。從企業(yè)全局來講,將原本分散的檔案管理操作,進行了有效的整合,規(guī)范了管理,明確了崗位職責,更提高了工作效率。實現(xiàn)檔案業(yè)務辦理的數(shù)字化、自動化、智能化與高效化。


2、功能介紹


本系統(tǒng)由鼎創(chuàng)恒達檔案智能化管理系統(tǒng)與RFID檔案智能化管理系統(tǒng)(手持端)兩部分構成。


2.1 鼎創(chuàng)恒達檔案智能化管理系統(tǒng)


◇實時監(jiān)控報警


實時對檔案柜內(nèi)檔案進行監(jiān)控,在系統(tǒng)中建立圖形化檔案柜界面,進而實現(xiàn)了檔案的實時定位,并對出入柜檔案、時間進行實時記錄;另外系統(tǒng)具備報警功能,當檔案在未授權狀態(tài)下被拿出或檔案室溫濕度超標時,系統(tǒng)會自動進行對應的聲光報警。


◇遠程盤點


可利用系統(tǒng)遠程對檔案柜中檔案根據(jù)種類、位置等信息進行盤點管理,通過網(wǎng)絡將與檔案盒關聯(lián)的RFID標簽數(shù)據(jù)傳輸?shù)胶笈_系統(tǒng)中核對,核對后的盤點結果實時上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,形成對應的盤點統(tǒng)計表單以供查詢。


◇門禁管理


對出入檔案室檔案、人員進行授權,對其出入檔案室狀況進行實時監(jiān)控,實現(xiàn)出入圖像抓拍,并對非法出入狀況進行聲光、語音報警。


◇檔案借閱


實現(xiàn)檔案借閱/歸還登記,并通過系統(tǒng)對檔案借閱人員進行有效的借檔引導,另外對需歸還的檔案,系統(tǒng)根據(jù)借出日期計算自動進行檔案催歸提醒;


◇待辦任務提醒


對于未審批、未執(zhí)行的單據(jù),系統(tǒng)智能提醒,提示相關人員及時處理。


◇可視化查詢


管理人員可以通過系統(tǒng)平面圖對檔案室內(nèi)檔案信息、位置、狀況等,進行可視化的系統(tǒng)查詢。


◇基礎信息


用于對檔案室相關管理信息的數(shù)據(jù)管理,實現(xiàn)信息的增加、修改、刪除與查詢操作。


2.2 RFID檔案智能化管理系統(tǒng)


系統(tǒng)可通過RFID手持移動終端與wifi網(wǎng)絡進行實時數(shù)據(jù)通信,實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳與下載。


◇檔案盤點


系統(tǒng)使用電腦端遠程盤點的同時,也可使用手持移動終端對檔案進行盤點,管理人員可通過手持移動終端自由設置盤點方式,對指定位置或部門的資產(chǎn)進行盤點操作,通過wifi實時上傳盤點結果;也可根據(jù)事先設定的查詢條件產(chǎn)生盤點任務表下載到手持移動終端,根據(jù)此表進行盤點作業(yè);另外當不能使用網(wǎng)絡情況下管理人員可利用手持移動終端進行盤點記錄后,再將盤點結果上傳管理中心進行盤點比對。


◇查詢管理


使用手持移動終端掃描與檔案綁定的RFID標簽后,將檔案的基本信息顯示在手持移動終端??筛鶕?jù)客戶需求查詢出檔案信息、檔案使用情況或檔案當前使用狀態(tài)等信息。


3、系統(tǒng)特點


◇系統(tǒng)利用RFID技術實現(xiàn)了遠程檔案管理,更加安全、準確、實時的監(jiān)管檔案柜中的檔案;


◇通過可視化的圖形界面形成詳細的檔案柜檔案存放位置分布圖,使檔案查找更加快捷簡易;


◇用戶無需到現(xiàn)場手動盤點檔案,本系統(tǒng)利用RFID技術,通過網(wǎng)絡通訊實時對檔案柜中檔案進行遠程盤點,節(jié)省人工的同時確保了盤點的準確性。


◇采用wifi技術與RFID手持終端數(shù)據(jù)實時同步,實現(xiàn)對檔案的位置變更、查找等功能;


◇系統(tǒng)具有檔案自動出入安全管理、智能環(huán)境監(jiān)測管理、自動圖像采集、語音聲光報警等多種安全管理功能,有效的保障了檔案安全;


◇系統(tǒng)提供多種靈活的第三方接口,與第三方應用系統(tǒng)無縫連接。


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