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思文檔管理知識-減少不必要的溝通障礙

項目文檔管理,是指在一個系統(tǒng)(軟件)項目開發(fā)進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常,文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視,當發(fā)現(xiàn)其重要性時,往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂,問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關(guān)重要的作用,其關(guān)鍵性不容忽視。

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項目文檔管理,是指在一個系統(tǒng)(軟件)項目開發(fā)進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常,文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視,當發(fā)現(xiàn)其重要性時,往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂,問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關(guān)重要的作用,其關(guān)鍵性不容忽視。


產(chǎn)品功能

一個項目組織在進行一些想法的溝通時,由于個人知識結(jié)構(gòu)的不同、所處的地位立場不同等原因也會導(dǎo)致對一個想法的終實現(xiàn)方案的認知上存在差異,終落實到方案上也會有所不同,通過一個書面的文檔可以將每個人的認知形成一個統(tǒng)一的認知,減少不必要的溝通障礙。同時明確的文檔也可以給參與者更多思考的空間。

為了達到一個好的溝通交流方式,我們需要各式各樣的文檔,在現(xiàn)實的項目管理過程中也確實存在了大量的文檔,每個人都認為文檔是重要的,但是當真正文檔到來的時候又開始困擾了,會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的,更是麻煩的,原來幾句話的事情在有了文檔以后變得異常麻煩,需要對應(yīng)好格式,需要不同人員的審核和認可,難免就會覺得麻煩;而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高,真正想要的文檔不知道到哪里去找,不同的文檔說法不統(tǒng)一,等等諸如此類的問題讓使用者無從下手。

 

  思文檔管理知識是一款適用于中小型企業(yè)的項目資料管理軟件,主要功能包括元數(shù)據(jù)管理、項目文檔模板、項目文檔安全管理、項目文檔目錄管理以及項目文檔版本變。


功能介紹:

元數(shù)據(jù)管理
元數(shù)據(jù)指的是數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù),包括:數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)部署、數(shù)據(jù)流、質(zhì)量變量等。在項目管理應(yīng)用中,通常都會用到元數(shù)據(jù),比如文檔名稱的規(guī)范,產(chǎn)品的規(guī)格等。企業(yè)不同,需求也不同。SiAng元數(shù)據(jù)管理類型多,并且可自定義,可滿足任何需求。
項目文檔模板
項目文檔管理系統(tǒng)中支持模板自定義,分為2種不同的類。一種是文檔模板,一種是表單模板。文檔模板可以添加word、excel 等模板,表單模板可以添加html、htm等模板。

項目文檔安全管理
SIANG項目文檔管理系統(tǒng)通過人員、角色、部門三個維度來控制項目文檔的權(quán)限,具有10多種不同的權(quán)限,包括瀏覽、新增、修改、刪除、預(yù)覽等,針對文檔類別管理采用集中授權(quán),針對具體文檔采用分散授權(quán)。通過集中授權(quán)和分散授權(quán)結(jié)合的方式,確保訪問的靈活性和便捷性。上傳后的文檔,系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)換成flash格式,文檔在預(yù)覽時就不會被復(fù)制。保證文檔安全。
項目文檔目錄管理
SIANG項目文檔管理系統(tǒng)支持無限層次的文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu),支持完整的組織結(jié)構(gòu)和人員信息管理,支持用戶批量導(dǎo)入功能,同一用戶可以加入多個部門,可構(gòu)建任何緯度的組織結(jié)構(gòu)。
系統(tǒng)支持對文件夾進行安全設(shè)置,權(quán)限包括:不可見、瀏覽、讀取、打印、下載、修改等10種權(quán)限。保證文檔不會被不正確的修改或者刪除。
支持針對不同文件夾區(qū)別設(shè)置文件元數(shù)據(jù),用戶上傳文檔系統(tǒng)自動給文檔添加元數(shù)據(jù),如“日期”、“流水號”等。用戶還可以給文檔添加各種不同的擴展屬性。
項目文檔版本變
管理員可以自定義工作流模板,支持工作流的自動觸發(fā),如上傳文檔自動觸發(fā)工作流程審核
支持委托人審核, 加急審核
審核過程中可以附帶自定義表單,具有退回、未通過、變更審核人、終止流程等功能
可視化流程設(shè)計,通過查看流程進度,清晰掌握流程的每一步
系統(tǒng)在流程的各個階段會以消息的方式通知審核人
審核完成后可以根據(jù)模板設(shè)置自動進行規(guī)定動作,如文檔審核完成后自動歸檔到指定的文件目錄下
流程結(jié)束后可以查看那相關(guān)的流程記錄情況

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