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服務(wù)全程監(jiān)控
Ultimus流程化采購招投標系統(tǒng)以BPM平臺為基礎(chǔ),圍繞客戶核心業(yè)務(wù)流程,通過采購與招投標所有環(huán)節(jié)――采購申請、招標信息發(fā)布、開標、供應(yīng)商報價、中標、合同簽訂、到貨入庫、財務(wù)付款等的信息化,實現(xiàn)全程數(shù)據(jù)記錄及人員操作可控可查,大幅減輕采購人員的負擔(dān),降低采購成本,提升企業(yè)采購、招標管理的規(guī)范性和效率化。
同時,方案符合招標過程“公開、公平、公正、透明”的需求,利于完善企業(yè)現(xiàn)行的招投標管理制度。
一、傳統(tǒng)管理方式的困難
1.采購效率低、周期長
企業(yè)對供應(yīng)商的選擇及與供應(yīng)商之間的報價、形成訂單、收發(fā)貨、對賬等信息溝通量大,傳統(tǒng)郵件、傳真手工操作效率低、易出錯,過程流轉(zhuǎn)慢,無法滿足市場需求的快速變化,無法實現(xiàn)企業(yè)高效運作。
2.招投標不規(guī)范、不透明
采購過程人為可操作度大,缺少聯(lián)合競價,招投標常導(dǎo)致采購成本無法有效壓縮,效率不高導(dǎo)致采購管理成本居高不下。
3.采購信息不對稱、風(fēng)險認知難
采、供雙方信息不對稱,常導(dǎo)致缺料待工和計劃外庫存;供應(yīng)商不能實時的獲取招標信息,缺少采購流程實時的全程業(yè)務(wù)跟蹤,無法及時應(yīng)對意外變化。
4. 管理混亂、缺少統(tǒng)一管理
缺少統(tǒng)一的供應(yīng)商注冊、認證、評估管理體系,難以實現(xiàn)供應(yīng)商的后備管理、優(yōu)化管理。
二、系統(tǒng)應(yīng)用
1.門戶搭建――內(nèi)部管理門戶和供應(yīng)商門戶
Ultimus流程化采購招投標管理平臺可以根據(jù)角色為用戶搭建符合其工作需要的信息門戶――內(nèi)部管理門戶和采購門戶。
內(nèi)部管理門戶可以實現(xiàn)透明化、精細化管理;采購門戶可以規(guī)范采購過程,壓縮采購成本,確保采購質(zhì)量。
門戶的搭建為企業(yè)員工和供應(yīng)商提供了個性化的匯總信息,同時也搭建了供應(yīng)商與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的溝通橋梁。
2.三大管理功能模塊
(1)采購管理
◆采購申請與審批
采購員填寫采購申請和采購物料明細,經(jīng)負責(zé)人審批后,可向供應(yīng)商發(fā)布采購招標信息。
◆合同審核與簽訂
確定中標供應(yīng)商之后,采購人員發(fā)起合同審批流程,并提交審批,審批通過后即可簽訂合同。
◆到貨驗收入庫
采購入庫流程由采購人員發(fā)起后,到貨時進行質(zhì)檢,質(zhì)檢合格后進行入庫登記。每次入庫完成后,通過接口將入庫信息傳入到ERP中。
◆財務(wù)付款申請與審核
采購人員發(fā)起付款申請流程,提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,財務(wù)人員收到審核通過的付款申請,進行付款操作。
?。?)供應(yīng)商管理
◆供應(yīng)商信息維護:
供應(yīng)商申請注冊,注冊成功后維護供應(yīng)商詳細資料,存入ERP,自動生成供應(yīng)商編號。企業(yè)會根據(jù)需求給相應(yīng)供應(yīng)商發(fā)送采購咨訊,供應(yīng)商也可通過門戶實時共享企業(yè)的信息。
◆供應(yīng)商評級
建立良好的供應(yīng)商評估體系對供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰,有利于幫助企業(yè)挑選更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。通過多維度的供應(yīng)商評估體系縱向?qū)蝹€供應(yīng)商進行評估,橫向?qū)Χ鄠€供應(yīng)商評估結(jié)果進行比較分析。
?。?)招投標管理
當(dāng)前,企業(yè)進行項目采購,招標環(huán)節(jié)一般采用詢比價、競價、招投標等常見招投標方式,Ultimus流程化采購招投標系統(tǒng)可以滿足用戶多樣化的招標需求,用戶可以根據(jù)自身的采購計劃和采購內(nèi)容需求,自定義招標方式,在平臺基礎(chǔ)上構(gòu)建個性化的招投標業(yè)務(wù)流程模式。
招投標流程圖
◆公開招標
一般而言,招標單位執(zhí)行公開招標,主要包括如下環(huán)節(jié):確定招投標項目(立項)――招標(制定招標計劃、文件)――報名及資格預(yù)審――投標――開標――唱標――評標――定標――中標公告――合同簽訂。
◆詢比價采購
◆招標采購
采購公開招標提供比價和競價兩種報價方式,更加靈活,大程度的壓低采購成本,增加交易透明度。
◆中標
經(jīng)過了激烈的比價和競價環(huán)節(jié),企業(yè)在中標審批流程結(jié)束后,就可以通過平臺發(fā)布項目中標公告,供應(yīng)商可在相應(yīng)門戶中查看自己的中標信息。
三、價值體現(xiàn)
1.對企業(yè)價值的體現(xiàn)在:
◆建立供應(yīng)商基礎(chǔ)資料,對供應(yīng)商統(tǒng)計分析,進行等級評價,有利于公司選擇合格優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商;
◆統(tǒng)一的招標要求、標準的質(zhì)檢流程,能夠確保采購質(zhì)量;
◆系統(tǒng)中的進行比價/競價的招標方式,能夠更有效的壓低采購價格;
◆采購需求部門及時提交采購需求,了解采購進度,更加利于生產(chǎn)安排;
2.對供應(yīng)商價值的體現(xiàn)在:
◆使供應(yīng)商有了統(tǒng)一的入口系統(tǒng),建立了統(tǒng)一的信息處理平臺;
◆供應(yīng)商商能夠及時了解公司發(fā)布的通知信息、招標信息、中標信息等,減少溝通,提高效率;
◆供應(yīng)商可以進行訂單追溯,統(tǒng)計分析歷史記錄,方便與公司核對業(yè)務(wù)往來,減小工作量,◆提高工作效率。
四、典型客戶見證
為順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要,醫(yī)療器械行業(yè)的翹楚――新華醫(yī)療采購了Ultimus 流程化采購招投標管理系統(tǒng),解決了從采購申請、招投標、合同簽訂、到貨付款等所有環(huán)節(jié)的完整采購過程的管理問題,未來,該平臺系統(tǒng)會為越來越多的企業(yè)解決發(fā)展瓶頸問題。
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