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《百檔案管理文檔》覆蓋了檔案登記、目錄打印、名冊輸出、查詢借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、收發(fā)檔案等一系列功能,通過網(wǎng)絡功能實現(xiàn)檔案材料電子化管理。避免檔案磨損、丟失、惡意修改、信息泄露等問題,實現(xiàn)檔案無損管理。
二、功能結構
主要功能包括:接收檔案、接收檔案材料、目錄打印、閱檔管理、借檔管理、轉(zhuǎn)檔管理、名冊管理、上報接收資料、工作日志、安全管理、系統(tǒng)管理、與干部信息管理系統(tǒng)無縫連接、接收或生成報上級單位、市委或省委組織部格式目錄資料等功能。
三、系統(tǒng)特點
1、專業(yè)的目錄打印:專業(yè)定制的目錄打印,默認為16K紙打印,支持B5紙和A4紙打印,可完成奇數(shù)頁偶數(shù)頁套打印、自動空行,自動生成頁碼等。
2、完善的數(shù)據(jù)上報與交換:可以向省委、市委直接匯報數(shù)據(jù),可接收下級單位上報的數(shù)據(jù),上報數(shù)據(jù)內(nèi)容可以包括檔案目錄、材料和檔案原始圖片,可導入舊檔的Excel文件。
3、定制的檔案查閱:通過授權可以讓外單位人員查閱電子檔案,縮短查找原始檔案的時間,減少原始檔案的磨損,管理員可以設置查閱時間,查閱的內(nèi)容。本人不可以查閱本人的檔案。
4、的功能集成:電子檔案系統(tǒng)已由單機版升級為網(wǎng)絡版,功能更豐富,并可以與干部信息管理系統(tǒng)集成。
四、用戶評價
由于電子檔案管理系統(tǒng)嚴格按中組部檔案管理規(guī)范,結合人事檔案管理工作的實際需求而進行開發(fā),目前已有數(shù)百家單位使用,并得到用戶一致好評,以下為用戶評價摘錄:
☆ 我單位的檔案管理評級一直通不過,使用電子檔案系統(tǒng)之后,進行了規(guī)范化管理,順利通過了評級。
☆ 以前檔案查閱時,必須安排一個人查找檔案并且要專人“瞪著”查閱人,現(xiàn)在通過電腦分配權限就可以進行查閱,不僅可以控制查閱的內(nèi)容,還可以控制查閱的時間,關鍵還不需擔心檔案磨損。
☆ 查閱和借閱都可以自動生成記錄,并可以生成報表,所有事情都可以追溯,以前用本子記很麻煩,還容易弄丟。
☆ 轉(zhuǎn)出檔案、檔案欠缺材料、檔案標簽夾打印等等細節(jié)的問題都考慮到了,真是我們檔案管理工作的好幫手。
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